Lorsque nous reprenons la gestion d’un immeuble, notre première priorité est d’assurer une transition rapide et transparente de votre ancien à votre nouveau syndic.

Nous nous donnons 30 jours pour récupérer les archives de votre copropriété auprès de votre ancien syndic. Ensuite, nous consacrons les 30 jours suivants à importer l’ensemble de vos documents et éléments comptables dans nos systèmes d’information.

Notre premier objectif est de mettre à disposition des copropriétaires l’ensemble de leurs documents collectifs et individuels dans un délai d’un mois.  Notre second objectif est d’intégrer l’ensemble des éléments financiers de votre copropriété dans un délai maximum de deux mois. Cette étape est cruciale car elle détermine notre capacité à émettre les premiers appels de fonds lorsqu’il s’agit d’appels de fonds trimestriels.

Enfin, après avoir réalisé ce deux étapes, il est temps d’organiser une première réunion avec votre conseil syndical pour planifier les actions (plans d’amélioration, attentes, travaux, renégociations de contrats). 

Concernant la transparence, nous tenons à instaurer dès cette première étape, une communication mensuelle auprès des copropriétaires pour les informer de l’état d’avancement du processus de transition dans son ensemble.

Jour J – le jour de l’assemblée générale de transition

Notre travail en tant que nouveau syndic de votre copropriété débute le jour de votre assemblée générale. 

Lors de l’assemblée générale, nous récupérons :

  • la feuille de présence
  • le procès verbal d’assemblée générale (PV d’AG) signé
  • le contrat signé
  • les coordonnées du conseil syndical
  • les coordonnées de l’ancien syndic

Jour J+1 – le lendemain de l’assemblée générale de transition

Lancement des démarches de reprise de la gestion de votre immeuble

Dès le lendemain de votre AG, nous intégrons votre immeuble à notre processus d’initialisation d’une copropriété sur votre futur portail copropriétaire. Nous commençons par nous mettre en relation avec votre ancien syndic afin de récupérer un maximum de documents par voie électronique. Puis nous récupérons les archives en format papier. En fonction des syndics, les délais de récupération des pièces peuvent être plus ou moins longs. La récupération des archives comptables peut prendre un peu plus de temps en fonction des syndics, car ils sont tenus de clôturer les comptes à la date de la dernière AG.

Media Patrimoine vérifie tous les documents transmis. Nous nous assurons que les documents essentiels sont compris (appels de fonds, dossier AG des années précédents; etc…). Votre gestionnaire signe ensuite un bordereau de remise des pièces.

Sachez que votre ancien syndic a légalement 30 jours pour nous remettre les archives administratives et une partie des archives comptables. Puis il a 60 jours supplémentaires pour nous remettre le reste des archives comptables.

Le gestionnaire Media Patrimoine qui était présent à votre assemblée générale remet le contrat signé en AG, l’original du PV d’AG et la feuille de présence signée, à l’équipe en charge du démarrage de votre copropriété chez nous. 

La récupération de vos comptes bancaires

Votre nouveau gestionnaire prend attache avec la banque de votre syndicat des copropriétaires (SDC). Il lui notifie le changement de syndic, et le cas échéant, lui adresse une demande de transfert des comptes du SDC vers une autre banque.

Récupération du compte bancaire

Pour avoir accès aux comptes bancaires rattachés à votre syndicat de copropriétaires, nous envoyons à votre banque le PV d’AG de nomination de Media Patrimoine.

Aujourd’hui, tous nos systèmes de paiement et de gestion de comptes bancaires se trouvent sur une même banque. Nous travaillons donc exclusivement avec celle-ci. Si votre banque est la même que la nôtre, nous récupérons simplement la gestion des comptes. Dans le cas contraire, nous effectuons une demande d’ouverture de compte sur notre banque et y rapatrions les fonds.

Ouverture d’un nouveau compte bancaire

Dès le lendemain de l’assemblée générale, nous effectuons une demande d’ouverture ou de mise à jour de compte bancaire. Pour cela, la banque de votre copropriété demande le PV d’AG de nomination de Media Patrimoine et les documents légaux.

En parallèle de la récupération de vos fonds, nous récupérons le numéro ICS (pour Identifiant Créancier SEPA). Le numéro ICS sert à mettre en place un système de prélèvement automatique de vos charges à partir de votre compte utilisateur copropriétaire.

 

J+1 à J+30 – processus de démarrage et bienvenue

L’importation des lots de la copropriété sur votre futur portail copropriétaire

Pour importer les lots de votre immeuble sur votre futur portail copropriétaire, nous récupérons votre règlement de copropriété, ses modificatifs et la feuille de présence pour intégrer les lots sur votre portail. Une fois que les tantièmes de charges par lot et l’ensemble des clés de répartition des copropriétaires sont importés, votre nouveau syndic est prêt pour mettre en place les prochains appels de charges de copropriété.

L’envoi de votre Kit de Bienvenue Media Patrimoine

Environ 30 jours après votre assemblée générale, Media Patrimoine vous envoie un kit de bienvenue par courrier postal. Ce kit vous donne des informations sur :

  • notre méthode de travail
  • votre nouveau gestionnaire
  • l’accès à votre portail copropriétaire à l’aide d’un code unique 

Une fois que vous vous serez connecté sur votre portail, vous pourrez découvrir les premiers éléments que nous avons intégrés. Dans les 30 prochains jours suivants, votre espace utilisateur est prêt : vous y trouverez  vos informations individuelles (convocations AG, appels de fonds, courriers, état de votre compte financier) et les informations relatives à votre copropriété (RCP, comptabilité, PV AG …)

J+30 à J+60 – activation de votre portail copropriétaire

Chargement de la comptabilité

Nous récupérons auprès de votre ancien syndic les états financiers de votre copropriété. C’st à dire notamment le grand livre, l’état détaillé des dépenses et les appels de fonds. L’ensemble de ces éléments sont étudiés par l’un des comptables de Media Patrimoine et repris dans nos systèmes d’information. Au cours de ce processus, nos comptables vérifient les imputations des dépenses en cours sur les clés de répartition (par exemple : charges générales, clés ascenseurs, clé bâtiment A, etc.).

Lorsque les comptes des années précédentes ne sont pas validés, ils sont repris, retravaillées et clôturés. Ensuite, ils sont présenté en assemblée générale en vue de leur approbation.

Sachez que le Grand livre et l’état détaillé des dépenses sont disponibles en téléchargement sur le portail copropriétaire de votre conseil syndical uniquement.

En parallèle, nous contactons tous vos fournisseurs (électricité, chauffage, ascensoriste, etc.) pour les informer du changement de syndic.

Traitement des archives de copropriété

Aussitôt que les archives administratives et comptables sont en notre possession, nous les vérifions, les trions, les numérisons et les importons sur votre portail copropriétaire. Toutes les archives de nos copropriétés au format papier sont conseréves.

C’est aussi au travers de ces archives que nous prenons connaissance de la vie de l’immeuble et des sujets en cours. On y trouve aussi toutes les factures permettant de justifier les dépenses effectuées précédemment par exemple.

Initialisation du dossier « gardien et/ou autres employés » sur votre portail

En tant que nouveau syndic de la copropriété, nous devenons le nouveau mandataire du syndicat des copropriétaires qui est l’employeur. Nous profitons de ce changement pour vérifier le contrat de travail des employés d’immeuble. Votre gestionnaire programme également une réunion avec les employés d’immeuble pour faire un point sur leurs tâches et objectifs. 

Nous récupérons l’intégralité des fiches de paie et des informations relatives à l’employé pour initialiser sur votre portail copropriétaire, son profil et toutes les infos mises à votre disposition à son sujet.

En conclusion, notre objectif est de récupérer la gestion de votre immeuble dans un délai de 60 jours. Le portail copropriétaire et votre tout nouveau gestionnaire de copropriété sont là pour vous accompagner dans cette transition. Si vous voulez échanger avec un consultant en changement de syndic chez Media Patrimoine, contactez-nous.