La gestion de la trésorerie d’une copropriété relève de la responsabilité du syndic. Celui-ci a notamment la charge de collecter les appels de fonds. Pour autant,  cela ne signifie par que les copropriétaires sont totalement protégés du risque d’impayé. En cas de difficulté financière, il existe une solution redoutablement efficace : les bons payeurs choisissent de payer l’addiction des impayés. Ainsi, la purge des comptes donne un second souffle à la copropriété.

Comment éviter les impayés de charges de copropriété ? Quelle est la part de responsabilité du syndic ? Et que risquent les copropriétaires en cas d’accumulation d’impayés? Explications.

 

Comment éviter les impayés de charges de copropriété?

 

Le syndic doit veiller à l’équilibre financier des comptes de copropriété. S’assurer du paiement régulier des appels de fonds est une priorité, mais pas toujours une évidence. En effet, certains syndics négligent parfois les relances des impayés à tel point qu’ils mettent en danger la viabilité financière de la copropriété.

L’accumulation d’impayés peut avoir plusieurs causes : négligence de syndic, changement trop fréquent de gestionnaires, manque d’implication des copropriétaires. Il faut dire que tant que les impayés permettent de payer les dépenses courantes, la copropriété parvient à maintenir un fonctionnement normal. Mais dès que les impayés atteignent un niveau trop important, les difficultés sérieuses commencent.

Les factures n’étant plus payées, le défaut de paiement des fournisseurs ouvre la voie au placement de la copropriété sous administration judiciaire, avec toutes les conséquences qu’elle emporte. Comment éviter une telle dérive ? Si le choix d’un syndic réactif et efficace est déterminant, les conseils avisés et les initiatives du gestionnaire le sont tout autant. 

La responsabilité du syndic est de gérer la trésorerie de la copropriété

 

Assurer la gestion de la trésorerie fait partie des attributions du syndic. Le syndic est tenu de rappeler aux copropriétaires défaillants leurs obligations financières. Pour cela, le syndic dispose de plusieurs moyens :  lettre de relance, mise en demeure et action légale.

En effet, il dispose, en cas de nécessité, d’outils dissuasifs et contraignants. Dans l’hypothèse où le copropriétaire refuse de payer ses charges après plusieurs relances infructueuses, le syndic doit lui adresser un commandement de payer par voie d’huissier. Puis, passé un certain délai, le syndic doit introduire une action en justice à l’encontre du copropriétaire défaillant, au nom de la copropriété, en vue du recouvrement des charges impayées.

Ceci est une obligation, car en cas d’inertie, sa responsabilité peut être engagée. Le cas échéant, le syndicat des copropriétaires a la faculté d’exercer une action en justice contre le syndic pour manquement à son obligation de recouvrir les impayés.

 

Mais c’est aussi une responsabilité partagée avec le syndicat des copropriétaires

 

Si le syndic est le garant de la bonne gestion des finances de la copropriété, les copropriétaires subissent les conséquences financières d’un défaut de trésorerie. En effet, c’est aux copropriétaires d’éponger les pertes en cas d’impayés irrécouvrables.

C’est pourquoi le syndicat des copropriétaires a intérêt à travailler étroitement avec le syndic dès que les premières difficultés financières apparaissent. En cas d’inertie du syndic, le syndicat des copropriétaires doit se manifester pour lui rappeler son cœur de métier et ses obligations. En cas de dysfonctionnement grave, le syndicat des copropriétaires doit se poser la question de changer de syndic.

Cependant, il ne faut pas systématiser. Une difficulté de trésorerie n’est pas nécessairement le fait d’une mauvaise gestion du syndic. Les relances ne sont qu’un moyen de rappeler aux copropriétaires leurs obligations. Si les copropriétaires sont devenus insolvables, l’argent ne rentre pas avant plusieurs mois sur le comptes de la copropriété. Et la copropriété peut avoir un besoin pressant d’argent pour payer les dépenses courantes.

Que risquent les copropriétaires en cas d’accumulation d’impayés?

 

Que faire lorsque la copropriété  se retrouve en difficulté financière? La copropriété est-elle dans une impasse? Non, une solution radicale heureusement ou malheureusement existe :  les copropriétaires solvables peuvent encore se substituer aux mauvais payeurs. Dans le cadre d’une assemblée générale, les copropriétaires solvables peuvent décider de payer l’addition des impayés.

C’est une solution douloureuse, mais c’est la solution ultime pour purger les comptes. Elle passe par cette contribution exceptionnelle qui est en principe temporaire, soulignons le! En effet, lorsque les mauvais payeurs seront condamnés par décision de justice à régler leur dette à l’égard de la copropriété, les bons payeurs pourront récupérer leur dû.

En quelque sorte, la purge des comptes est assimilable à une avance sur trésorerie des copropriétaires, au bénéfice de la copropriété. Les copropriétaires sont appelés à un effort de contribution,  le temps que justice se fasse et que les comptes retrouvent un équilibre financier. Malgré cette perspective de retour des fonds, la purge des comptes est un processus de dernier recours, qui est difficilement accepté par les copropriétaires, en raison de l’immobilisation de leur trésorerie.

Bien qu’inévitable dans certaines situations, cette solution n’est évidemment pas souhaitable. L’anticipation demeure la meilleure gouvernance. Le choix d’un syndic réactif la meilleure garantie contre les impayés.

Lorsque nous reprenons la gestion d’un immeuble, notre première priorité est d’assurer une transition rapide et transparente de votre ancien à votre nouveau syndic.

Nous nous donnons 30 jours pour récupérer les archives de votre copropriété auprès de votre ancien syndic. Ensuite, nous consacrons les 30 jours suivants à importer l’ensemble de vos documents et éléments comptables dans nos systèmes d’information.

Notre premier objectif est de mettre à disposition des copropriétaires l’ensemble de leurs documents collectifs et individuels dans un délai d’un mois.  Notre second objectif est d’intégrer l’ensemble des éléments financiers de votre copropriété dans un délai maximum de deux mois. Cette étape est cruciale car elle détermine notre capacité à émettre les premiers appels de fonds lorsqu’il s’agit d’appels de fonds trimestriels.

Enfin, après avoir réalisé ce deux étapes, il est temps d’organiser une première réunion avec votre conseil syndical pour planifier les actions (plans d’amélioration, attentes, travaux, renégociations de contrats). 

Concernant la transparence, nous tenons à instaurer dès cette première étape, une communication mensuelle auprès des copropriétaires pour les informer de l’état d’avancement du processus de transition dans son ensemble.

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Avec la loi ALUR du 24 mars 2014, le monde de la copropriété a subi de nombreux changements. Les répercussions se sont faites sentir notamment sur la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Comment ne pas se perdre ?

Media Patrimoine a pris le soin de recenser les principales mesures et les changements importants pour les copropriétaires :

1/ Obligation d’ouvrir un compte séparé pour les copropriétés de plus de 15 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces sans que le syndic puisse prendre d’honoraires supplémentaires ;

2/ Mise en place d’un contrat type de syndic avec le projet de plafonnement de certains honoraires particuliers ;

3/ Affinement des règles concernant l’obligation du vote en assemblée générale des honoraires du syndic pour les travaux exceptionnels ;

4/ Obligation pour le conseil syndical de mettre en concurrence le syndic sortant tous les 3 ans sauf décision contraire de l’assemblée générale ;

5/ Pour les programmes neufs, l’obligation de mettre en concurrence le 1er syndic (copropriétés nouvelles) ;

6/ Arrêt automatique du mandat du syndic sortant au jour de l’assemblée générale qui élit un nouveau syndic ;

7/ Nécessité de respecter un préavis de 3 mois avant que le syndic en place puisse démissionner ;

8/ Mise en place du conseil national de la transaction et de la gestion immobilière (CNTGI) qui a pour mission de veiller au maintien et à la promotion des principes de moralité, de probité et de compétence nécessaires au bon accomplissement des activités exercées par les professionnels de l’immobilier ;

9/ Obligation pour le syndic de faire voter la décision de sous-traiter les archives (lorsqu’il procède ainsi) et de ne pas proposer la mise en ligne des documents sécurisés de la gestion de la copropriété ;

10/ Interdiction au syndic de faire travailler une société avec laquelle il est lié, sans autorisation spéciale de l’assemblée générale ;

11/ Obligation d’élaborer l’ordre du jour de l’assemblée générale en concertation avec le conseil syndical ;

12/ Affinement des règles sur la vérification annuelle des comptes entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale par tout copropriétaire ;

13/ Interdiction pour le préposé du syndic d’être détenteur de pouvoirs en assemblée générale ;

14/ Droit de mandater le président du conseil syndical d’un syndicat secondaire de représenter son syndicat à l’assemblée générale du syndicat principal. Insertion d’une transposition de cette règle pour les ASL ;

Toujours pour les ASL : le porteur de pouvoir ne pourra pas représenter plus d’1/5ème des membres. Possibilité de recouvrement la personnalité juridique si les statuts sont mis à jours.

15/ Modification des articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 concernant les majorités de vote. Notamment avec une majorité moins forte pour voter des travaux comportant transformation, addition ou amélioration ou l’individualisation des contrats (désormais majorité de l’article 25) ;

16/ Pré-état daté à établir lors du compromis de vente.

Mécanisme d’opposition, sur le prix de vente d’un lot, fluidifié.

Impossibilité pour le copropriétaire débiteur de voter sur la question de la saisie de son lot.

Interdiction pour le copropriétaire débiteur d’acquérir un lot dans la copropriété.

Disparition de la possibilité pour les copropriétaires du dernier étage du droit de s’opposer à la surélévation.

17/ Notification électronique possible dans certains cas et dans le respect d’un processus précis.

18/ Instauration du fonds de travaux obligatoire sauf cas particuliers à compter du 1 er janvier 2017 avec ouverture d’un compte spécial et une nomenclature comptable modifiée ;

19/ Obligation de porter à l’ordre du jour la question de réaliser un diagnostic technique global ;

20/ Possibilité pour le conseil syndical d’une copropriété de moins de 16 lots d’être mandaté par l’assemblée générale pour accomplir les tâches de gestion courante (contrats et travaux relevant du budget prévisionnel des charges courantes) ;

21/ Outils supplémentaires pour le président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale en cas d’empêchement du syndic et pour les copropriétaires de convoquer une assemblée générale pour élire un syndic officiellement.

22/ Obligation pour le syndicat des copropriétaires d’être assurée en responsabilité civile avec vote en assemblée générale préalable et obligation pour les copropriétaires (occupants ou non occupants) de s’assurer par leurs parties privatives ;

23/ Abandon de la nécessité d’avoir une caution en cas de préfinancement de subventions publiques et droit pour les banques de prélever les copropriétaires directement en cas de prêt ;

24/ Changement des plafonds du livret A avec décret devant fixer des seuils ;

25/ Détecteurs de fumée pour les parties privatives avec règles affinées et création d’une fiche synthétique de la copropriété ;

26/ Mécanisme simplifié pour les syndicats de forme coopérative ;

27/ Immatriculation des syndicats de copropriétaires obligatoire entre fin 2016 et fin 2018 selon la taille des copropriétés ;

28/ Affinement des règles et nouveaux outils pour les copropriétés en difficultés ;

Impossibilité pour le copropriétaire débiteur de voter sur la question de la saisie de son lot.

L’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique : c’est toute l’ambition de la loi ELAN adoptée le 16 octobre 2018. Elle vise à simplifier la construction immobilière et adapter la réglementation aux évolutions de la société en matière de location, de logement social ou encore de copropriété.

Si une partie des mesures ont trouvé application dès le printemps 2019, deux ordonnances, l’ordonnance du 30 octobre 2019 entrée en vigueur le 1er juin 2020, et l’ordonnance du 20 mai 2020 sur la tenue des assemblées générales à distance, ont été prises dans un second temps, pour compléter la loi ELAN.

Tour d’horizon des principales mesures de la loi ELAN qui font évoluer la gestion des immeubles.

1. Conseil syndical : un rôle d’assistance et de contrôle du syndic

La loi ALUR avait imposé au conseil syndical la mise en concurrence systématique du syndic de copropriété. La loi ELAN précise désormais les relations entre le conseil syndical et le syndic. Le syndic doit désormais remettre au conseil syndical toutes les pièces relatives à la gestion et l’administration de l’immeuble dont il fait la demande, dans un délai d’un mois.

Concrètement, des pénalités par jour de retard pourraient être appliquées : leur montant minimal (15 €) est fixé par le décret n°2019-503 du 23 mai dernier. Cette mesure a pour but de faciliter le contrôle exercé par le conseil syndical sur le travail du syndic.

2. Vote en AG : de nouvelles formes de représentation et de participation

La loi ELAN apporte des évolutions notables sur le déroulement des assemblées générales de copropriétaires ainsi que leurs modalités de vote. Alors qu’auparavant, un mandataire ne pouvait recevoir plus de trois pouvoirs, si la somme de ces mandants ne dépassait pas 5% des voix de tous les copropriétaires, la loi ELAN porte cette quote-part à 10%.

Si ce plafond de 10% est respecté, un mandataire a désormais le droit de recevoir plus de trois délégations.

La loi ELAN permet également à des époux copropriétaires de recevoir chacun des délégations de vote de façon personnelle. Il est désormais permis à tout mandataire désigné de déléguer son mandat à une autre personne, si cela n’est pas interdit. La liste de personnes qui ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l’assemblée générale, a été complétée par la loi ELAN.

En ce qui concerne la participation aux AG, la loi ELAN innove en instaurant la possibilité d’y participer par visioconférence, et d’utiliser un vote électronique pour s’identifier. De même, pour le vote, un vote par correspondance au moyen d’un formulaire avant la tenue de l’assemblée générale sera désormais possible. Ces dispositions visent notamment à lutter contre l’absentéisme aux AG de copropriété. Les détails techniques concernant l’identification en visioconférence ainsi que le formulaire ont été définis par l’ordonnance du 20 mai 2020.

Enfin, concernant l’assemblée générale, plusieurs aménagements, plus secondaires, sont apportés. En ce qui concerne le vote pour les travaux d’économie d’énergie, seule la majorité de l’article 25 est désormais requise. Si auparavant le procès-verbal d’assemblée générale devait être notifié par la lettre recommandée aux copropriétaires dans les deux mois suivant la tenue de l’assemblée, le délai est aujourd’hui ramené à un seul mois.

3. Extranet de la copropriété : la liste des documents officialisée

Il a fallu faire preuve de patience : intronisé au 1er janvier 2015 par la loi ALUR, « l’accès en ligne aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble » a dû attendre la loi ELAN pour connaître la liste minimale des éléments à faire figurer sur cet espace sécurisé au plus tard le 1er juillet 2020.

L’article 205 a en effet promis la publication d’un décret, qui est intervenue le 23 mai dernier (n° 2019-502). Il apporte les éclaircissements que les syndics et les copropriétaires espéraient. C’est ainsi que la loi ELAN impose la segmentation de l’extranet de la copropriété en trois parties :

  • un espace pour l’ensemble des copropriétaires ;
  • un espace individuel pour chaque copropriétaire ;
  • un espace dédié au conseil syndical.
  • Les documents dématérialisés communs à l’ensemble des copropriétaires sont :
  • le règlement de copropriété et l’état descriptif de division de l’immeuble ;
  • la fiche synthétique de la copropriété ;
  • le carnet d’entretien de l’immeuble et les diagnostics des parties communes ;
  • les contrats et marchés en cours (assurance, entretien et maintenance, travaux et devis approuvés, contrat de syndic, etc.) ;
  • les procès verbaux des trois dernières assemblées générales des copropriétaires.
  • Chaque copropriétaire doit avoir accès dans un espace personnel à :
  • ses charges courantes payées lors des deux derniers exercices ;
  • ses avis d’appel de fonds des trois dernières années ;
  • sa part individuelle des comptes du syndicat approuvés en AG ;
  • sa part du fonds de travaux.
  • Et enfin, le conseil syndical doit pouvoir consulter :
  • les comptes du syndicat des copropriétaires et les relevés de ses comptes bancaires ;
  • la liste de l’ensemble des copropriétaires ;
  • les documents obligatoires du syndic (carte professionnelle, attestations d’assurance RC et de garantie financière) ;
  • les éventuels documents liés à des procédures judiciaires en cours.

4. Parties communes : nouvelle obligation relative aux parties communes spéciales

La loi ELAN définit clairement la séparation entre parties communes spéciales et parties communes à jouissance privative, qui sont définies dans le règlement de copropriété. Il est désormais obligatoire pour les syndicats des copropriétaires de mettre leur règlement de copropriété conforme avec les dispositions de la loi ELAN d’ici le 24 novembre 2021.

5. Parties communes : les droits accessoires précisés

La loi ELAN introduit trois nouveaux articles au sein de la loi 10 juillet 1965, les articles 6-2, 6-3 et 6-4, qui élargissent la notion de partie commune à « tout élément incorporé dans les parties communes et aux droits qui y sont attachés. Ces droits, qui sont appelés les « droits accessoires » incluent notamment le droit d’affichage, le droit de construire et des garde-corps.

6. La règle concernant les retards de paiement et les provisions élargies

La loi ELAN modifie la question des retards de paiement et des provisions. Jusqu’alors, le copropriétaire qui n’avait pas payé à temps l’une des provisions du budget prévisionnel, après une mise en demeure sans réponse pendant plus de 30 jours, se devait de régler l’intégralité des provisions prévues sur l’année immédiatement. Cette mesure dissuasive se voit en fait élargie par la loi ELAN aux dépenses de travaux et aux cotisations du fonds travaux.
Les dépenses de travaux non comprises dans le budget prévisionnel sont les travaux d’entretien de l’immeuble, ceux portant sur les éléments d’équipements communs, hors maintenance, ou encore les études techniques telles que les diagnostics.

7.  Autres dispositions et aménagements plus généraux

La loi ELAN apporte un certain nombre d’éclaircissements, de modifications ou de précisions sur plusieurs points concernant les copropriétés :
• Le délai de prescription en ce qui concerne les actions entre copropriétaires se réduit. Si le délai de prescription de droit commun est fixé à 5 ans depuis 2008, il était toujours de 10 ans dans les cas touchant aux copropriétaires ou à des actions entre copropriétaires et syndicats des copropriétaires. La loi ELAN ramène ainsi ce délai de prescription à 5 ans afin de limiter les contentieux.
• Le bail réel solidaire fait son apparition. Sa signature est désormais assimilée à une mutation.
• L’exécution des travaux votés en assemblée. Elle doit attendre la fin de la période de contestation de 2 mois.
• L’individualisation des frais de chauffage devient obligatoire. Il faut en effet que les immeubles pourvus d’un chauffage collectif puissent comporter une installation qui permette de déterminer la quantité de chaleur utilisée par chaque logement.
• Des modifications vont toucher au domaine de la restauration immobilière, la loi ELAN élargissant sa définition aux travaux d’aménagement ou encore aux travaux d’accès aux services de secours. Le but de cette nouveauté est de permettre d’élargir le type de travaux pouvant être déclarés d’utilité publique.
• Le développement de la fibre optique dans les immeubles est encouragé, notamment par l’obligation d’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale toute proposition d’un opérateur concernant l’installation de la fibre. L’assemblée est alors tenue de prendre une décision dans les 12 mois qui suivent la date de la réception de la demande d’installation de la fibre optique par le syndic de copropriété.